Whistleblowerordning

Lav indberetning til whistleblowerordningen

Indberetninger til whistleblowerordningen sker elektronisk via en webportal, Safe2Whistle, der kan tilgås via Middelfart Kommunes hjemmeside, hvor retningslinjerne for whistleblowerordningen også er at finde. Safe2Whistle håndteres af Bech-Bruun, som ekstern leverandør, og ikke af Middelfart Kommune. Der er også mulighed for at indberette til den landsdækkende whistleblowerordning, der findes på Datatilsynets hjemmeside.

Whistleblower har mulighed for, at foretage en anonym indberetning. Ved anonyme indberetninger er det vigtigt, at navn og kontaktoplysninger ikke skrives i indberetningen og at identitet ikke kan udledes af oplysningerne. Derudover bør whistleblower være opmærksom på, at Middelfart Kommune kan være forpligtet til, at gøre indberetningen tilgængelig for personer, som er berørt af indberetningen.

Hvis en indberetning viser sig at falde udenfor whistleblowerordningens formål, så vil Middelfart Kommune være forpligtet til at oplyse eventuelle personer, som indberetningen omhandler om, at der er foretaget en indberetning om den pågældende.

En indberetning behandles først af Bech-Bruun. Hvis indberetningen falder indenfor ordningen og der skal ske nærmere undersøgelser, så overgår sagen til Middelfart Kommunes Whistleblowerenhed.
Whistleblowerenheden består af Økonomichefen HR- og Sekretariatschefen og en personalejurist. Enheden inddrager relevante direktører i sagsbehandlingen og afhængigt af sagens karakter, kan så få ansatte som muligt blive involveret, når det er nødvendigt for at afdække forholdene. Bech-Bruun vurderer altid den interne whistleblowerenheds sagsbehandling inden en sag afsluttes. En gang årligt offentliggøres desuden oplysninger om den generelle aktivitet i ordningen.

Whistleblower modtager bekræftelse på indberetning indenfor 7 dage. Efter afslutning af sagen modtager whistleblower feedback om sagens behandling, og evt. resultater, hurtigst muligt og senest 3 måneder fra bekræftelse af modtagelsen. Dette sker via whistleblowerportalen.

Din sag forløber således:

1. Indberetning via whistleblowerportalen foretages.
2. Bech-Bruun vurderer, om indberetningen falder inden for eller uden for ordningens formål. Whistleblower har krav på at modtage bekræftelse på modtagelsen inden for 7 dage. Dette sker via whistleblowerportalen.
   Indberetninger, der falder uden for ordningen, afvises af Bech-Bruun. Whislebloweren informeres via whistleblowerportalen om, at det vurderes, at indberetningen falder uden for ordningens formål. Der henvises til anden intern kommunikationsvej. Personen, som indberetningen vedrører, orienteres herom.
3. Ved indberetninger, der falder inden for ordningens formål, inddrages whistleblowerenheden hos Middelfart kommune. Whistleblower informeres via whistleblowerportalen om, at der på baggrund af indberetningen igangsættes en nærmere undersøgelse.
4. Der foretages en intern undersøgelse af de forhold, som indberetningen vedrører. Afhængigt af sagens karakter kan Bech-Bruun inddrages i undersøgelsen.
5. I forbindelse med afslutning af sagen kontrollerer Bech-Bruun den interne behandling af indberetningen for at sikre, at den har været tilpas grundig.
6. Efter afslutning af sagen modtager whistleblower feedback. Whistleblower har krav på at få feedback om sagens behandling, og evt. resultater, hurtigst muligt og senest 3 måneder fra bekræftelse af modtagelsen. Dette sker via whistleblowerportalen.

Formålet med whistleblowerordningen

Whistleblowerordningen hos Middelfart Kommune har til formål at sikre trygge rammer for, at ansatte samt øvrige personer, med en arbejdsmæssig tilknytning til Middelfart Kommune kan ytre sig om kritisable forhold i Middelfart Kommune uden at frygte for negative konsekvenser.

Whistleblowerordningen skal medvirke til, at alvorlige fejl og forsømmelser opdages og i videst muligt omfang forebygges.

Whistleblowerordningen skal ses som et supplement til den direkte og daglige kommunikation på arbejdspladsen og det almindelige arbejdsmiljø-, ledelses- og tillidsmandssystem, som også fremadrettet vil være det primære samarbejds- og dialogforum.

Indberetninger til whistleblowerordningen sker elektronisk via en webportal, Safe2Whistle, der kan tilgås via internettet.

Hvem kan foretage en indberetning?

Alle medarbejdere i Middelfart Kommune kan benytte whistleblowerordningen. Derudover kan samarbejdspartnere, leverandører samt frivillige, praktikanter og øvrige personer, med en arbejdsmæssig tilknytning til Middelfart Kommune, benytte whistleblowerordningen.

Tilsvarende gælder, hvis deres arbejdsmæssige tilknytningsforhold til Middelfart Kommune måtte være ophørt, og tidligere ansatte kan således også benytte whistleblowerordningen.

Hvad kan der indberettes om?

Whistleblowerordningen kan kun anvendes til at indberette om forhold, som er omfattet af whistleblowerloven (lov nr. 1436 af 29. juni 2021 og eventuelle senere ændringer). Der kan således indberettes til Middelfart Kommunes whistleblowerordning om

• visse overtrædelser af EU-retten og
• alvorlige lovovertrædelser samt alvorlige forhold i øvrigt

Med hensyn til indberetninger om overtrædelser af EU-retten, kan der fx indberettes om

• Overtrædelser vedrørende reglerne om offentligt udbud, databeskyttelse samt statsstøtte. Der henvises til de nærmere regler i artikel 2 i EU-direktivet 2019/1937 af 23. oktober 2019 om beskyttelse af personer der indberetter om overtrædelser af EU-retten.

Ved alvorlige lovovertrædelser samt alvorlige forhold i øvrigt forstås fx

• Strafbare forhold, fx misbrug af økonomiske midler, tyveri, svig, underslæb, bedrageri, bestikkelse mv.
• Grove eller gentagne overtrædelser af lovgivningen, herunder fx forvaltningslovens, offentlighedsloven eller databeskyttelsesloven
• Grove og gentagne overtrædelser af forvaltningsretlige principper, herunder undersøgelsesprincippet, krav om saglighed, magtfordrejningsgrundsætningen og proportionalitet
• Grove eller gentagne overtrædelser af væsentlige interne retningslinjer, fx om gaver, regnskabsaflæggelse mv.
• Grove personrelaterede konflikter på arbejdspladsen, fx i form af seksuel chikane eller anden grov chikane

Whistleblowerordningen kan som udgangspunkt ikke anvendes i forhold til utilfredshed med lønniveau, mindre forseelser såsom overtrædelser af interne retningslinjer for rygning og alkohol og mindre grove personrelaterede konflikter og uoverensstemmelser.

Sådan indberetter du

Foretager du en indberetning, vil følgende oplysninger normalt være nyttige ved den videre undersøgelse af sagen:

• Beskrivelse af forholdet, herunder dato, sted og navnet/navnene på den/de involverede per-son/personer
• Eventuelle dokumenter eller beviser vedrørende overtrædelsen eller andre oplysninger, som kan lette en undersøgelse af sagen

Du vælger selv, om du indgiver indberetningen i dit eget navn eller anonymt.

Middelfart Kommune kan være forpligtet til at gøre indberetningen tilgængelig for personer, som er berørt heraf eller af de foranstaltninger, som denne måtte give anledning til, jf. afsnit 8. Hvis din indberetning viser sig ikke at falde inden for whistleblowerordningen formål, vil Middelfart Kommune være forpligtet til at oplyse eventuelle personer, som indberetningen omhandler om, at der er foretaget en indberetning om den pågældende, jf. også afsnit 8.

Hvis du ønsker anonymitet, er det derfor vigtigt, at du ikke skriver dit navn eller dine kontaktoplysninger noget sted i indberetningen. Derudover bør du være opmærksom på, at det ikke kan udelukkes, at din identitet kan udledes af de oplysninger, du selv har givet i indberetningen.

Sådan håndterer vi sagen

Indberetninger til whistleblowerordningen sker som nævnt ovenfor elektronisk via en webportal, Sa-fe2Whistle, der kan tilgås fra internettet.

Bech-Bruun administrerer ordningen som databehandler. Den eksterne forankring har til formål at sikre uvildighed og objektivitet i behandlingen af indberetningerne.

Bech-Bruun vil som ekstern administrator af ordningen frasortere de indberetninger, som ikke falder inden for whistleblowerordningens formål, jf. afsnit 3, og som derfor i stedet skal behandles via de almindelige kommunikationskanaler. Du vil i den forbindelse blive opfordret til at rette din henvendelse til den relevante person, fx din nærmeste leder, dennes leder eller din tillidsrepræsentant.

Indberetninger, der falder inden for ordningen, videresendes via whistleblowerportalen til Middelfart Kommunes whistleblowerenhed, som består af Økonomichefen, HR- og Sekretariatschefen samt en medarbejder fra personalejura, som behandler og undersøger indberetningen. Bech-Bruun orienteres via whistleblowerportalen om resultatet af undersøgelsen og vurderer, om sagen kan betragtes som afsluttet, eller om indberetningen bør give anledning til yderligere undersøgelser.

Indberetninger, som omhandler et medlem af Middelfart Kommunes whistleblowerenhed, vil blive behandlet af de øvrige medlemmer af whistleblowerenheden i samarbejde med Bech-Bruun, forudsat, at de øvrige medlemmer af whistleblowerenheden ikke er inhabile ved behandlingen af den pågældende sag.

Senest 7 dage efter, at indberetningen er modtaget i whistleblowerportalen, vil du modtage en bekræftelse på, at indberetningen er modtaget. Du vil som udgangspunkt inden for 3 måneder efter, at du har modtaget denne bekræftelse, modtage en meddelelse om sagens afslutning. Hvis behandlingen af din indberetning kræver længere tid end 3 måneder, vil du modtage en orientering herom samt en begrundelse for, hvorfor yderligere undersøgelsestid er nødvendigt. Du vil som udgangspunkt inden for rammerne af lovgivningen blive orienteret om udfaldet af undersøgelserne.

Alt kommunikation mellem dig og Bech-Bruun sker over whistleblowerportalen. Det er derfor vigtigt, at du følger sagen, hvis du ønsker at modtage en bekræftelse på modtagelsen af din indberetning, en begrundelse for længere sagsbehandlingstid samt ønsker at modtage en orientering om udfaldet af undersøgelserne af din indberetning.

Beskyttelse af personen, som foretager indberetning (whistlebloweren)

Middelfart Kommune tolererer ikke chikane, hævnaktioner mod eller andre former for sanktioner over for personer, der i god tro foretager indberetning af en sag i whistleblowerordningen.

For at være i god tro, skal du have rimelig grund til at antage, at de oplysninger som du indberetter, er korrekte og falder inden for Middelfart Kommunes whistleblowerordning.

Der må ikke bevidst indgives urigtige eller vildledende oplysninger gennem whistleblowerordningen. Indberetninger, der er foretaget i ond tro, vil efter omstændighederne kunne få negative ansættelsesretlige konsekvenser for den person, der har foretaget indberetningen. Der henvises i øvrigt til whistleblowerloven (lov nr. 1436 af 29/06/2021 med eventuelle senere ændringer).

Tavshedspligt

Bech-Bruun er som ekstern administrator sammen med Middelfart Kommunes whistleblowerenhed sammen med de personer, som måtte blive inddraget i forbindelse med undersøgelser af indberetningen, underlagt en særlig lovbestemt tavshedspligt med hensyn til de oplysninger, der er eller har været til genstand for behandling i whistleblowerordningen.

Videregivelse af oplysninger, som følger af din indberetning, må derudover kun ske uden dit samtykke, hvis videregivelsen sker til relevante myndigheder, fx politiet, og denne videregivelse sker for at imødegå overtrædelser. Du vil, forud for videregivelsen, blive orienteret herom.

Videregivelse til personer uden for whistleblowerenheden kan desuden ske, hvis dette er nødvendigt for at følge op på en indberetning eller for at imødegå overtrædelser fx i forbindelse med at få afklaret, om oplysninger, som fremgår af din indberetning, rent faktisk har fundet sted.

Underretning af den person, som indberetningen vedrører, og af andre personer

Hvis der bliver indberettet oplysninger om dig i whistleblowerordningen, og indberetningen vurderes at falde inden for Middelfart Kommunes whistleblowerordning, vil du som udgangspunkt ikke modtage en underretning herom.

Hvis indberetningen derimod vurderes at falde uden for Middelfart Kommunes whistleblowerordning, vil du blive underrettet i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens og databeskyttelseslovens regler.

Databeskyttelse

Behandling af personoplysninger i forbindelse med en indberetning sker med hjemmel i whistleblowerlovens § 22, hvorefter behandling af personoplysninger omfattet af databeskyttelsesforordningens artikel 6, 9 og 10 kan ske, hvis det er nødvendigt for at behandle en konkret indberetning, der er modtaget i en whistleblowerordning oprettet i henhold til whistleblowerloven.

Databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven finder herudover anvendelse på øvrig behandlingen af personoplysninger i relation til whistleblowerordningen.

Middelfart Kommune, Nytorv 9, 5500 Middelfart, CVR nr. 29189684 er dataansvarlig for whistleblowerordningen.

Spørgsmål

Kontakt advokat Lise Lauridsen, Bech-Bruun, på +45 7227 3635, hvis du har spørgsmål til whistleblowerpolitikken.

Hvis du vil klage over behandlingen af personoplysninger, skal du kontakte Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, dt@datatilsynet.dk

Hvis du ikke føler dig tryg ved at benytte Middelfart Kommunes whistleblowerordning, eller af andre grunde hellere vil benytte en ekstern whistleblowerordning, har du mulighed for at benytte Datatilsynets eksterne whistleblowerordning, hvor det er muligt at foretage skriftlige og mundtlige indberetninger. Datatilsynets whistleblowerordning kan tilgås via Datatilsynets hjemmeside.