Spilleregler for byrådsmedlemmer

Byrådsmedlemmer har som et led i deres hverv det overordnede ansvar for kommunens virksomhed.

Derfor har byrådsmedlemmer krav på, at kommunen understøtter medlemmets mulighed for at kunne øve indflydelse på kommunens anliggender.

Det betyder, at byrådsmedlemmer har særlige rettigheder fx i forhold til indsigt i den kommunale virksomhed.

Det er her beskrevet hvilke, muligheder henholdsvis byrådskandidater og byrådsmedlemmer har i forhold til informationer, adgangen til at stille spørgsmål, virksomhedsbesøg mv.

På Middelfart Kommunes hjemmeside findes en lang række informationer om kommunens ak-tiviteter og de politiske beslutninger. Her kan blandt andet findes:

• Dagsordner og referater fra samtlige udvalg
• Vision og politiske aftaler som fx budgetaftaler
• Regnskaber

Som byrådsmedlem har man ret til sagsindsigt i sager, der vil kunne indbringes for Byrådet.
Byrådsmedlemmers adgang til sagsindsigt går videre end retten til aktindsigt efter offentlighedsloven - herunder i forhold til interne notater og fortrolige oplysninger. Omvendt er der naturligvis tavshedspligt.
Retten til sagsindsigt vedrører alene eksisterende materiale. Det enkelte byrådsmedlem har således ikke krav på, at der tilvejebringes nyt materiale.

Af § 11 stk. 1 i den kommunale styrelseslov fremgår, at et byrådsmedlem har adgang til at indbringe ethvert spørgsmål om kommunens anliggender for Byrådet. Det samme gælder for-slag til beslutninger. Det kaldes også initiativretten.

Af § 23 i den kommunale styrelseslov fremgår, at ethvert medlem af et udvalg kan standse udførelsen af en beslutning, der er truffet af udvalget, ved på mødet til beslutningsprotokollen at erklære, at pågældende ønsker sagen indbragt til afgørelse i Byrådet.

Borgmesteren har overfor Byrådet ansvaret for ledelsen af forvaltningen. Derfor skal alle hen-vendelser fra Byrådet eller fra et byrådsmedlem til den kommunale forvaltning foregå via borgmesteren (eller med borgmesterens samtykke).

Borgmesteren bestemmer, hvorledes det skal foregå i den enkelte kommune og byrådsmedlemmer har således ikke krav på at få et hvilket som helst spørgsmål besvaret af medarbejderne i forvaltningen.

I praksis accepteres, at mere rutineprægede henvendelser, f.eks. indhentelse af oplysninger, efter forudgående aftale sker direkte til en ansat, således at borgmesteren efterfølgende underrettes af forvaltningen om henvendelsen, hvorimod ikke rutineprægede henvendelser skal ske via borgmesteren.
Forvaltningens svar meddeles alle medlemmer af det relevante udvalg/Byrådet.

Middelfart Kommune ønsker at potentielle byrådskandidater i videst muligt omfang understøttes med informationer og svar på deres spørgsmål.

Derfor opretter Middelfart Kommune i en periode forud for kommunalvalget – som en service til byrådskandidater – en særlig indgang til forvaltningen – som byrådskandidater kan benytte og få hjælp til informationsindhentning og svar på spørgsmål.

Byrådskandidater skal rette henvendelse til Kommunikation/Staben, der sørger for at henvendelser bliver besvaret i overensstemmelse med nedenstående retningslinjer.

Rutinemæssige spørgsmål kan forventes besvaret af kommunens ansatte, hvorimod ikke rutinemæssige spørgsmål skal godkendes af borgmesteren eller via delegation godkendes af en ledelsesperson. Man har således ikke krav på, at kommunen besvarer et hvilket som helst spørgsmål.

Spørgsmål og svar vil blive offentliggjort på kommunens hjemmeside. Spørgsmål fra byrådskandidater sendes til KV21@middelfart.dk.

Spørgetid til byrådets møder suspenderes 3 måneder forud for kommunalvalg.

Alle har ret til aktindsigt i de dokumenter, der indgår i den offentlige forvaltning. Miljøoplysningsloven og offentlighedsloven angiver minimum for, hvad borgerne har ret til at få aktindsigt i. Retten til aktindsigt omfatter alle dokumenter i en sag – som for eksempel journallister, kort, tegninger, film, databeskrivelser og journalfortegnelser.

Middelfart Kommune ønsker størst mulig åbenhed i den kommunale forvaltning, og vil derfor i videst muligt omfang give aktindsigt i flere dokumenter og oplysninger, end loven kræver. Kommunen vurderer altid om der ud fra en konkret vurdering er mulighed for at give aktindsigt i flere dokumenter, end der er pligt til at udlevere. Kommunen kan dog ikke give aktindsigt i oplysninger, der er omfattet af særlige regler om tavshedspligt.

Aktindsigt skal kun gives i eksisterende materiale i en given sag, og kommunen er således som udgangspunkt ikke forpligtet til at udarbejde nyt materiale, analyser, statistikker m.m. Man har således heller ikke krav på ”løbende aktindsigt”. Dog er der ret til ”dataudtræk” - det vil sige en sammenstilling af eksisterende oplysninger i kommunens databaser, hvis sammenstillingen kan foretages ved få og enkle kommandoer.

Har en kandidat et ønske om at besøge en af kommunens institutioner kan vedkommende efter at have indleveret kandidatliste kontakte institutionen med opfordring til at få en invitation.

Institutionen er ikke forpligtet til at medvirke til besøget og kan afvise at stille sig til rådighed for virksomhedsbesøg ud fra nedenstående forhold.

Tilbyder en institution virksomhedsbesøg skal institutionen behandle alle lige. Institutionen skal således stille sig til rådighed for alle partier/kandidater. Invitationen skal være åben for alle, dog gerne samlet på én af institutionen fastsat dag.

Det er en betingelse for besøget at:

• Institutionen ønsker det
• Det er foreneligt med den daglige drift
• Institutionen kan afsætte de nødvendige ressourcer til at vise rundt

Institutionens leder involverer om muligt den lokale AMG/TRIO-gruppe i vurderingen af, om besøg skal tilbydes, så også institutionens medarbejdere kan give udtryk for deres vurdering.

Institutionen udarbejder program og spilleregler for at sikre at besøgende ikke kan få adgang til fortrolige oplysninger og at hverken ansatte eller brugere af institutionen føler sig pressede til at medvirke under besøget.

Der må ikke filmes eller fotograferes under besøget. Det gælder for hele matriklen, både indenfor og på udearealer. Film/fotos optaget udenfor matriklen må ikke indeholde billeder af brugere/ansatte eller deles, med mindre de pågældende har afgivet skriftligt samtykke til den konkrete handling.

Henvendelser til institutioner skal ske via Ledelsessekretariatet, der forestår processen og udsender invitationer. Partier, der er repræsenteret i Byrådet og anmeldte kandidatlister inviteres via listens kontaktperson.

Nuværende byrådsmedlemmer har særlige rettigheder i forhold til adgang til besøg på kommunens institutioner, da de har det overordnede ansvar for kommunens virksomhed.

Derfor har byrådsmedlemmer krav på, at kommunen understøtter medlemmets mulighed for at kunne øve indflydelse på kommunens anliggender.

Er besøgets formål et led i byrådsmedlemmets varetagelse af sit hverv har rådsmedlemmet en udvidet besøgsadgang. Retten er personlig og omfatter ikke en ret til at medtage gæster/presse.

Hvis et byrådsmedlem ønsker at besøge en institution, indenfor pågældendes udvalgsområde, inviteres alle medlemmer i det relevante udvalg. Er der tale om en institution udenfor pågældendes udvalgsområde, inviteres de øvrige byrådsmedlemmer til at deltage. 

Ønske om virksomhedsbesøg fremsættes overfor ledelsessekretariatet som i samarbejde med institutionen vurderer hvornår og på hvilken måde besøget kan gennemføres under hensyntagen til aktiviteterne på institutionen. Der kan f.eks. anvises et andet mødetidspunkt end det ønskede.

Som den øverst ansvarlige har borgmesteren som en del af sit hverv altid adgang.

Ovenstående er ikke til hinder for at institutionen inviterer relevante udvalgsformænd eller det samlede relevante udvalg uden at der er en tilsvarende adgang for andre byrådsmedlemmer. 

Ovenstående er heller ikke til hinder for at institutionen er vært for et fagligt begrundet besøg af et medlem af folketinget/et ministerbesøg. Til ministerbesøg deltager udvalgsformand og/eller borgmester efter nærmere aftale.