Spilleregler for byrådsmedlemmer

Byrådsmedlemmer har som et led i deres hverv det overordnede ansvar for kommunens virksomhed.

Derfor har byrådsmedlemmer krav på, at kommunen understøtter medlemmets mulighed for at kunne øve indflydelse på kommunens anliggender.

Det betyder, at byrådsmedlemmer har særlige rettigheder fx i forhold til indsigt i den kommunale virksomhed.

Det er her beskrevet hvilke, muligheder henholdsvis byrådskandidater og byrådsmedlemmer har i forhold til informationer, adgangen til at stille spørgsmål, virksomhedsbesøg mv.

På Middelfart Kommunes hjemmeside findes en lang række informationer om kommunens ak-tiviteter og de politiske beslutninger. Her kan blandt andet findes:

• Dagsordner og referater fra samtlige udvalg
• Vision og politiske aftaler som fx budgetaftaler
• Regnskaber

Som byrådsmedlem har man ret til sagsindsigt i sager, der vil kunne indbringes for Byrådet.
Byrådsmedlemmers adgang til sagsindsigt går videre end retten til aktindsigt efter offentlighedsloven - herunder i forhold til interne notater og fortrolige oplysninger. Omvendt er der naturligvis tavshedspligt.
Retten til sagsindsigt vedrører alene eksisterende materiale. Det enkelte byrådsmedlem har således ikke krav på, at der tilvejebringes nyt materiale.

Af § 11 stk. 1 i den kommunale styrelseslov fremgår, at et byrådsmedlem har adgang til at indbringe ethvert spørgsmål om kommunens anliggender for Byrådet. Det samme gælder for-slag til beslutninger. Det kaldes også initiativretten.

Af § 23 i den kommunale styrelseslov fremgår, at ethvert medlem af et udvalg kan standse udførelsen af en beslutning, der er truffet af udvalget, ved på mødet til beslutningsprotokollen at erklære, at pågældende ønsker sagen indbragt til afgørelse i Byrådet.

Borgmesteren har overfor Byrådet ansvaret for ledelsen af forvaltningen. Derfor skal alle hen-vendelser fra Byrådet eller fra et byrådsmedlem til den kommunale forvaltning foregå via borgmesteren (eller med borgmesterens samtykke).

Borgmesteren bestemmer, hvorledes det skal foregå i den enkelte kommune og byrådsmedlemmer har således ikke krav på at få et hvilket som helst spørgsmål besvaret af medarbejderne i forvaltningen.

I praksis accepteres, at mere rutineprægede henvendelser, f.eks. indhentelse af oplysninger, efter forudgående aftale sker direkte til en ansat, således at borgmesteren efterfølgende underrettes af forvaltningen om henvendelsen, hvorimod ikke rutineprægede henvendelser skal ske via borgmesteren.
Forvaltningens svar meddeles alle medlemmer af det relevante udvalg/Byrådet.

Middelfart Kommune ønsker at potentielle byrådskandidater i videst muligt omfang understøttes med informationer og svar på deres spørgsmål.

Derfor opretter Middelfart Kommune i en periode forud for kommunalvalget – som en service til byrådskandidater – en særlig indgang til forvaltningen – som byrådskandidater kan benytte og få hjælp til informationsindhentning og svar på spørgsmål.

Byrådskandidater skal rette henvendelse til Kommunikation/Staben, der sørger for at henvendelser bliver besvaret i overensstemmelse med nedenstående retningslinjer.

Rutinemæssige spørgsmål kan forventes besvaret af kommunens ansatte, hvorimod ikke rutinemæssige spørgsmål skal godkendes af borgmesteren eller via delegation godkendes af en ledelsesperson. Man har således ikke krav på, at kommunen besvarer et hvilket som helst spørgsmål.

Spørgsmål og svar vil blive offentliggjort på kommunens hjemmeside. Spørgsmål fra byrådskandidater sendes til KV21@middelfart.dk.

Spørgetid til byrådets møder suspenderes 3 måneder forud for kommunalvalg.

Alle har ret til aktindsigt i de dokumenter, der indgår i den offentlige forvaltning. Miljøoplysningsloven og offentlighedsloven angiver minimum for, hvad borgerne har ret til at få aktindsigt i. Retten til aktindsigt omfatter alle dokumenter i en sag – som for eksempel journallister, kort, tegninger, film, databeskrivelser og journalfortegnelser.

Middelfart Kommune ønsker størst mulig åbenhed i den kommunale forvaltning, og vil derfor i videst muligt omfang give aktindsigt i flere dokumenter og oplysninger, end loven kræver. Kommunen vurderer altid om der ud fra en konkret vurdering er mulighed for at give aktindsigt i flere dokumenter, end der er pligt til at udlevere. Kommunen kan dog ikke give aktindsigt i oplysninger, der er omfattet af særlige regler om tavshedspligt.

Aktindsigt skal kun gives i eksisterende materiale i en given sag, og kommunen er således som udgangspunkt ikke forpligtet til at udarbejde nyt materiale, analyser, statistikker m.m. Man har således heller ikke krav på ”løbende aktindsigt”. Dog er der ret til ”dataudtræk” - det vil sige en sammenstilling af eksisterende oplysninger i kommunens databaser, hvis sammenstillingen kan foretages ved få og enkle kommandoer.

Byrådskandidater:

Der er ikke offentlig adgang på kommunale institutioner.
Man kan således ikke invitere sig selv, men man kan rette henvendelse til Staben med opfordring til en invitation.
Der er principielt ikke noget til hinder for, at en kommunal institution tilbyder byrådskandidater et virksomhedsbesøg på stedet, hvis:

• Institutionen ønsker det.
• Det er foreneligt med den daglige drift.
• Institutionen kan afse de fornødne ressourcer til at vise rundt.

Tillader man sådanne virksomhedsbesøg indebærer det, at man skal behandle alle lige. Man skal således helt generelt stille sig til rådighed for virksomhedsbesøg og afsætte ressourcer til at behandle partier og kandidater lige.

Ovenstående er ikke til hinder for at institutionen inviterer relevante udvalgsformand eller det samlede relevante udvalg uden, at der er en tilsvarende adgang for andre politikere.

Hvis en institution ønsker at fremvise institutionen skal dette forinden drøftes i MED-udvalget, og der skal udarbejdes et program til fremvisningen for at sikre, at alle interesserede besøgende behandles lige og for at lave spilleregler for, hvordan fremvisningen skal finde sted, så hverken medarbejdere eller brugere af institutionen føler sig pressede til at medvirke i en sådan fremvisning. Besøgende må selvsagt ikke få kendskab til fortrolige oplysninger. I øvrigt skal en invitation til virksomhedsbesøg udformes åbent, således at alle interesserede får lige adgang til besøg.

De sidste 3 måneder forud for et kommunalvalg er der ikke mulighed for at besøge kommunens institutioner.

Byrådsmedlemmer:

Byrådsmedlemmer har ret til at besøge kommunens institutioner, hvis besøgets formål er et led i vedkommendes varetagelse af sit hverv.

Ønske om et sådant virksomhedsbesøg fremsættes overfor Staben.

I samarbejde med institutionen vurderer Staben hvornår og på hvilken måde besøget kan gennemføres under hensyntagen til aktiviteterne på institutionen. Der kan eksempelvis anvises et andet tidspunkt end byrådsmedlemmet har ønsket.

Retten er personlig og omfatter ikke en ret til at medtage gæster/presse.

Hvis et byrådsmedlem ønsker at besøge en institution inviteres også de øvrige byrådsmed-lemmer til at deltage.

Som den øverst ansvarlige har borgmesteren altid adgang.