Børn, Kultur og Fritidsudvalget

Sagsnummer: 2023-013405

Sagsbehandler: Thorbjørn Kristensen

Præsentation

Denne sag omhandler opfølgning på moderniseringspuljen. Tre projekter er ikke realiseret og andre er blevet billigere, mens tre andre projekter er blevet dyrere, hvorfor foreningerne bag har ansøgt om en ekstra bevilling for at kunne realisere deres projekt.

Forvaltningen foreslår

• At Middelfart Sejlklub støttes med yderligere 356.000 kr. Støtten gives med henblik på at projektet kan gennemføres og byggeriet kan starte ultimo 2023.
• At Baaring Gymnastikforening støttes med yderligere 38.650 kr. Støtten gives med henblik på at projektet kan gennemføres med projektstart ultimo 2023.
• At Motion i dagtimerne støttes med 121.562 kr.
• At støtten til Middelfart Sejlklub, Baaring Gymnastikforening og Motion i Dagtimerne finansieres af tilbageløbsmidler fra Moderniseringspuljen 2021 og 2022.
• At såfremt de forventede tilbageløbsmidler ikke kan dække projekterne, finansieres restbeløbet på maks. 300.000 kr. finansieret med opsparede driftsmidler på Kultur og Fritidsområdet.

Sagsbeskrivelse

Moderniseringspuljen er en anlægspulje til foreninger, der blev bevilget i 2021 og 2022. Der er i alt blevet bevilget 4.950.669 kr. til 37 forskellige projekter. Midlerne til puljerne blev afsat på budget 2021 og 2022, mens der i 2023 blev lavet en overførsel på 434.157 kr. fra driftsoverskuddet på fritidsområdet.

27 af projekterne er afsluttet, hvor der i alt er blevet udbetalt for 2.822.169 kr. 

Tre af projekterne er ikke realiseret, da de er opgivet af henholdsvis Føns Søsportsklub, Motionscafeen og MG & BK Fodbold. Derudover er otte af projekterne blevet billigere end forventet. Det har i alt givet et tilbageløb på 239.116 kr. 

9 af projekterne er ikke gennemført endnu, men forventes af blive realiseret inden 31. december 2024. Af bilaget fremgår det, hvornår de forskellige projekter forventes realiseret.

Kultur og Fritidsforvaltningen har modtaget tre ansøgninger fra foreninger, hvis projekter er blevet dyrere end forventet. Foreningerne ansøger om ekstra tildkud for at få afsluttet og færdiggjort deres projekter.

• Middelfart Sejlklub søger om yderligere tilskud til dækning af en merudgift til fundering.
• Baaring Gymnastik forening søger om yderligere tilskud til dækning af en uventet brandcertificering.
• Motion i Dagtimerne søger om støtte til øgede udgifter i forbindelse med et defekt græstæppe på de nyetablerede multibaner.

For at afslutte projekterne, forslår forvaltningen at give et ekstra tilskud på maks. 50% af deres ekstraomkostninger. Det vil i alt give en bevilling på maks. 517.000 kr.

• Middelfart Sejlklub: 356.000 kr.
• Baaring Gymnastik Forening: 38.650 kr.
• Motion i dagtimerne: 121.562 kr..

Middelfart Sejlklub

Middelfart Sejlklub har fået bevilliget 750.000 kr. i moderniseringspuljen 2022. Projektet er på i alt 4,5 mio. kr. Projektet er delt i to, hvor 1,5 mio. kr. skal bruges til renovering af deres eksisterende klubhus, mens 3 mio. skal bruges til at bygge et nyt multihus på nabogrunden. I forbindelse med opførelsen af multihuset er der kommet en merudgift på 712.000 kr. til fundering.

Middelfart Sejlklub har indsamlet 1,95 mio. kr. til projektet. Derudover har foreningen ansøgt om at låne 2 mio. kr.. Med det lån har foreningen et forventet årligt overskud på deres regnskab på 30.000 kr., som er det råderum, de vurderer er nødvendigt for at kunne drive klubben forsvarligt. Middelfart Sejlklub ønsker ikke at låne de sidste 400.000 kr., da det vil give betyde, at dette råderum er helt væk.  Middelfart Sejlklub mangler derfor ca. 400.000 kr. til at projektet kan gennemføres.

I forbindelse med byggeriet af et nyt klubhus vil der være en afledt drift. Der ydes fortsat lokaltilskud til klubbens nuværende klubhus ud fra gældende regler, idet det vurderes, at det er her den folkeoplysende aktivitet vil finde sted. Der ydes derfor ikke lokaletilskud til den nye bygning, herunder renteudgifterne til det nye lån. Lokaletilskud til den nye bygning ville forudsætte, at driftsudgifter, driftsindtægter og aktivitetstimetallet kan opgøres separat for den nye bygning og at dette godkendes i Fritidsrådet, som behandler nye ansøgninger om lokaletilskud. 

Barring Gymnastikforening

Baaring Gymnastikforening fik i 2022 bevilget 200.000 kroner til ombygning af deres klubhus, så der bliver plads til klublokaler samt et nyt lokale til spinning. Projektet har dog fået en merudgift pga. en uventet brandcertificering. Foreningen har en udgift på 46.875 til en rådgiver, samt en udgift på 53.051 kr. til vinduer og døre, der skal være BK2 certificerede. Foreningen har undersøgt, hvor de kan spare på projektet og har valgt at skære ned på antallet af vinduer og døre, som giver en besparelse på 22.625 kr. Alt i alt har de fået en merudgift på 77.301 kr.  

Motion i Dagtimerne

Motion i Dagtimerne har i samarbejde med Strib IF og Lillebælt Sport og Kultur etableret 2 multibaner. Middelfart kommune bevilligede i 2021 450.000 kr. til projektet. Den ene multibane er blevet etableret oven på en faskine, der har forsaget at der er kommet 5 store huller på banen. Entreprenøren er gået konkurs, så foreningen skal selv ud og finde midlerne til genopbygningen. Det er blevet vurderet, at faskinen skal gå uden om banen, hvilket der er blevet givet tilbud på 243.125 kr.

Økonomi

Det tidligere oparbejdede driftsoverskud på Fritid og Fællesskaber udgør (pt. 2023) 5,239 mio. kr.

Overførslen på maks. 300.000 kr. til moderniseringspuljen kan finansieres via driftsoverskuddet, såfremt tilbageløbsmidlerne ikke fuldt ud kan dække. Bevillingsmæssigt vil dette blive tilrettet efter godkendelse af over-/underskudssagen 23-24, og i forbindelse med en budgetopfølgning i foråret 2024.

Høring

Klima & bæredygtighed

Beslutning

Alle punkter godkendt.

Behandlingsplan

Bilag

Sagsnummer: 2023-013405

Sagsbehandler: Thorbjørn Kristensen

Præsentation

Denne sag omhandler garantistillelse til Middelfart Sejlklub i forbindelse med foreningens ønske om renovering af deres eksisterende klubhus, samt nyopførsel af et maritimt multihus på nabogrunden.

Forvaltningen foreslår

• At der stilles en kommunegaranti på 2.000.000 kr. til Middelfart Sejlklub. Garantien dækker optagelse af et lån, som afvikles over højest 30 år.
• At garantien stilles under forudsætning af, at lånet optages som et fastrentelån i Kommunekredit. Fastrenteperioden kan (i lyset af det aktuelt høje renteniveau) være ned til 5 år. 
• At kommunekreditlånet kan etableres som en byggekredit, der omlægges til endelig finansiering når projektet afsluttes. 
• At garantien ydes under forudsætning af at foreningen foretager tilbudsindhentning efter udbudsregler for det offentlige.
• At garantien stilles under forudsætning af, at Middelfart Kommune tinglyser et salgs og pantsætningsforbud i forbindelse med låntagning.

Sagsbeskrivelse

Kultur og Fritid har modtaget en garantianmodning fra foreningen Middelfart Sejlklub, som ansøger om en lånegaranti på 2.000.000 kr. til finansiering af en renovering af det eksisterende klubhus samt til nyopførsel af et maritimt multihus.

Middelfart Sejlklub har i dag 200 kvadratmeter klubhus, med dertilhørende bad/ omklædningsfaciliteter, køkken og opholdsrum. Klubhuset kan ikke rumme klubbens medlemmer og aktivitetsniveau, så de ønsker at lave en gennemgående renovering. Klubhusets tredje længe, som i dag rummer klubbens grej, skal inddrages til udvidelse af bad/omklædning samt ophold. Genplaceringen af klubbens grej skal være i et nyt maritimt klubhus.

Det Maritime multihus udgøres af to bygninger, som sammenbygges og skal skabe rammerne for en hal, værksted, opbevaring, tørrerum og samlingssted. Bygningen skal placeres på nabogrunden, som Middelfart Kommune har stillet til rådighed. Grunden er i direkte forlængelse af sejlklubbens nuværende grund.

Klubben har gennem de seneste år oplevet øget aktivitet i form af ungdomssejlere, flere sejlere i sejlerskolen, øget stævneaktivitet, øget undervisningsaktivitet, samt en klub som ønsker at udvikle sig i en retning af at kunne rumme flere tidssvarende aktiviteter. Det er i den forbindelse blevet synligt, at de aktuelle fysiske rammer begrænser klubbens aktiviteter og udvikling. Der er derfor et klart behov for renovering af klubhuset og etablering af multihuset.

Middelfart Sejlklub forventer en medlemsvækst på mindst 200 personer over de næste 2 år, hvilket giver ca. 500 medlemmer i klubben. 

Foreningen vil afdrage lånet over 30 år.

Finansieringen af projektet koster i alt 4.348.682 kr., heraf ca. 3.000.000 for det maritime klubhus samt 1.345.000 for renovering af det eksisterende klubhus. Klubben finansierer projektet på følgende måde:

Finansieringsoversigt	Beløb i kr.	Finansierings andele
Bunker Holding	100.000
Middelfart Sejlklub Kassebeholdning	644.000
Frivilligt arbejde	500.000
Egenfinansiering	1.244.000	28,6 %
Middelfart Kommunes moderniseringspulje	750.000
Låneoptagelse	2.000.000
Restfinansiering (ansøgt Middelfart Kommune)	356.000
Kommunal anlægsstøtte inkl. lånegaranti	3.106.000	71,4%
Totalfinansiering	4.350.000

* Finansieringsgrundlaget er afrundet til hele t.kr. 

Økonomi

Det bør anføres, at en politisk beslutning om garantistillelse til foreninger altid er forbundet med en risiko for, at foreningernes aktivitet på et fremtidigt tidspunkt kan ophøre eller udvikle sig på en sådan måde, at garantien kommer til indfrielse. 

Økonomiafdelingen har i forbindelse med sagens behandling gennemgået garantiansøgningen, projektbudget for byggeriet, årsregnskaberne for 2020-2022, samt forventet regnskab for 2023 og driftsbudget for 2024 hvori låneudgiften indgår. 

Foreningen har i hele perioden haft en stabil og god økonomisk udvikling og har i alle årene opnået et regnskabsmæssigt overskud.

Det opstillede driftsbudget for 2024 er lavet med en konservativ tilgang idet låneudgiften indregnes, mens der ikke forudsættes medlemsfremgang i foreningen. 

Det er økonomiafdelingens vurdering, at foreningen har et solidt økonomisk udgangspunkt og vil være i stand til at forrente og afdrage gælden.

Enhver garantistillelse skal vurderes i forhold til kommunalfuldmagten, lånebekendtgørelsen, EU's statsstøtteregler samt de politisk vedtagne retningslinjer i kommunens økonomiske politik og finansielle strategi. 

Økonomiafdelingen vurderer herunder,:

• At det i henhold til kommunalfuldmagten er tilladt for en kommune at stille garanti for lån til sociale, kulturelle og undervisningsmæssige formål med et almennyttigt eller samfundsmæssigt sigte. 
• At garantistillelsen i henhold til EU's statsstøtteregler kan stilles uden opkrævning af markedssvarende garantiprovision, jf. undtagelsesbestemmelsen EF-traktatens artikel 88 og 89 vedrørende gruppefritagelsesforordningen, som blandt andet fritager kultur og støtte til ikke-kommercielle sportsinfrastruktur og multifunktionel infrastruktur til rekreative aktiviteter. 
• At lånebekendtgørelsen jf. LBK kapitel 1 ikke giver automatisk låneadgang til garantistillelse på Kultur- og Fritidsområdet, hvilket betyder, at garantistillelse belaster kommunens låneramme. Økonomiafdelingen har i den forbindelse gennemgået lånerammen og vurderer, at der er fornøden plads til at stille garantien. Det bemærkes i øvrigt, at lånebekendtgørelsens undtagelsesbestemmelse, som giver mulighed for låneoptagelse med 30 års løbetid på fritidsområdet, udnyttes.  
• At garantistillelsen belaster kommunens låneramme. Den foreløbige lånerammeopgørelse viser, at der grundet gennemførte energirenoveringer vil være tilstrækkelig låneramme til at stille garantien. 
• At foreningens vedtægter er gennemgået i forbindelse med garantiens behandling. Vedtægterne vurderes at opfylde kravene for garantistillelse.  
• At kravene i kommunens økonomiske politik og finansielle strategi om at foreninger skal opfylde kravene om at tilvejebringe 25% af projektfinansieringen. 

Med afsæt i ovenstående er det økonomiafdelingens vurdering, at der er hjemmelsgrundlag for garantistillelse og det er forsvarligt at stille garantien til Middelfart Sejlklub. 

Økonomiafdelingen anbefaler at garantien stilles under forudsætning af lånet optages med fast rente, dog således at fastrenteperioden kan være ned til 5 år. Det sikrer en rimelig afvejning mellem hensynet til at sikre foreningen stabile udgifter, mens man samtidig ikke, i en situation hvor renten er forholdsvis høj, binder foreningen til en høj rente i en lang årrække.

Høring

Klima & bæredygtighed

Beslutning

Indstilles til godkendelse.

Behandlingsplan

Bilag

Sagsnummer: 2023-013404

Sagsbehandler: Thorbjørn Kristensen

Præsentation

Denne sag omhandler garantistillelse til Middelfart Havbad i forbindelse med foreningens ønske om en udvidelse af deres faciliteter med et havbadehus og omklædningskabiner.

Forvaltningen foreslår

• At der stilles garanti for, at Middelfart Havbad kan optage et lån på 1.350.000 kr. med en løbetid på op til 25 år i Kommunekredit til finansiering af udvidelsen af faciliteterne. 
• At lånet kan optages med både fast og variabel rente. 
• At kommunekreditlånet kan etableres som en byggekredit, der omlægges til endelig finansiering når projektet afsluttes.
• At garantien ydes under forudsætning af, at foreningen foretager tilbudsindhentning efter udbudsregler for det offentlige.
• At garantien stilles under forudsætning af, at Middelfart Kommune tinglyser et salgs og pantsætningsforbud i forbindelse med låntagning.

Sagsbeskrivelse

Forvaltningen har modtaget en garantianmodning fra foreningen Middelfart Havbad, som ansøger om en lånegaranti på 1.350.000 kr. til finansiering af et nyt havbadehus og omklædningskabiner.

Udvidelsen skal give yderligere kapacitet, således at foreningen kan udvide med flere medlemmer. Middelfart Havbad har i dag 500 medlemmer, med en aktuel venteliste på mere end 250.

Med 250 flere medlemmer, kan foreningens kontingent øges med 125.000 kr. årligt, hvilket skal finansiere forrentning og afdrag på lånet. Derudover har Middelfart Havbad en opsparing på ca. 500.000 kr. 

Det nye havbadehus har en forventet levetid på 25 år, men foreningen ønsker at afvikle lånet over 20 år. 

 

Økonomi

Det bør anføres, at en politisk beslutning om garantistillelse til foreninger altid er forbundet med en risiko for, at foreningernes aktivitet på et fremtidigt tidspunkt kan ophøre eller udvikle sig på en sådan måde, at garantien kommer til indfrielse. 

Økonomiafdelingen har i forbindelse med sagens behandling gennemgået garantiansøgningen, projektbudget for byggeriet, årsregnskaberne for 2020-2022, samt driftsbudget for 2024 hvori låneudgiften indgår. 

Foreningen har i de seneste 2 år haft en stabil og god økonomisk udvikling og har så mange potentielle brugere på venteliste, at der vil være tilstrækkelige indtægter til at dække låneudgifterne. 

Det er således Økonomiafdelingens vurdering, at foreningen har et solidt økonomisk udgangspunkt og vil være i stand til at forrente og afdrage gælden.

Det er væsentligt at bemærke, at det af foreningen ønskede garantibeløb er 850.000 kr. højere end den første garantiansøgning, som indgik i prioriteringen af garantirammen. Det er økonomiafdelingens vurdering, at der er tilstrækkelig låneramme til at forøge garantiomfanget. 

Enhver garantistillelse skal vurderes i forhold til kommunalfuldmagten, lånebekendtgørelsen, EU's statsstøtteregler samt de politisk vedtagne retningslinjer i kommunens økonomiske politik og finansielle strategi. 

Økonomiafdelingen vurderer herunder,:

• At det i henhold til kommunalfuldmagten er tilladt for en kommune at stille garanti for lån til sociale, kulturelle og undervisningsmæssige formål med et almennyttigt eller samfundsmæssigt sigte. 
• At garantistillelsen i henhold til EU's statsstøtteregler kan stilles uden opkrævning af markedssvarende garantiprovision, jf. undtagelsesbestemmelsen EF-traktatens artikel 88 og 89 vedrørende gruppefritagelsesforordningen, som blandt andet fritager kultur og støtte til ikke-kommercielle sportsinfrastruktur og multifunktionel infrastruktur til rekreative aktiviteter. 
• At lånebekendtgørelsen jf. LBK kapitel 1 ikke giver automatisk låneadgang til garantistillelse på Kultur- og Fritidsområdet, hvilket betyder, at garantistillelse belaster kommunens låneramme. Økonomiafdelingen har i den forbindelse gennemgået lånerammen og vurderer, at der er fornøden plads til at stille garantien. Det bemærkes i øvrigt, at lånebekendtgørelsens undtagelsesbestemmelse, som giver mulighed for låneoptagelse med 30 års løbetid på fritidsområdet, ikke udnyttes.  
• At garantistillelsen belaster kommunens låneramme. Den foreløbige lånerammeopgørelse viser, at der grundet gennemførte energirenoveringer vil være tilstrækkelig låneramme til at stille garantien. 
• At foreningens vedtægter er gennemgået i forbindelse med garantiens behandling. Vedtægterne vurderes at opfylde kravene for garantistillelse.  
• At kravene i kommunens økonomiske politik og finansielle strategi om at foreninger skal opfylde kravene om at tilvejebringe 25% af projektfinansieringen. Middelfart Havbad har selv investeret 500.000 kr. i en badebro, der indgår i den samlede facilitetsudvidelse.

Med afsæt i ovenstående er det økonomiafdelingens vurdering, at der er hjemmelsgrundlag for garantistillelse og det er forsvarligt at stille garantien til Middelfart Havbad.

Økonomiafdelingen anbefaler, at garantien for et lån i op til 25 år, svarende til den forventede levetid af de etablerede faciliteter. 

Middelfart Havbad ønsker at etablere lånet med afvikling over en 20-årig periode og eventuelt førindfri lånet, når foreningen har midlerne til det. Det er en god og fornuftig tilgang fra foreningens side. Med en godkendelse af en løbetid på 25 år vil der dog være mulighed for at lånet til Middelfart Havbad undervejs kan løbetidsforlængelse, hvis der på et tidspunkt måtte opstå behov for at forlænge løbetiden. 

Økonomiafdelingen anbefaler, i lyset af at Middelfart Havbad eventuelt vil førindfri lånet, at foreningen får mulighed for at etablere lånet med både fast og variabel rente. Med en variabel 3- eller 6-måneders rente vil der ikke være nævneværdige kursafvigelser i en situation med førindfrielse. 

Høring

Klima & bæredygtighed

Beslutning

Alle punkter indstilles til godkendelse.

Behandlingsplan

Bilag

Sagsnummer: 2023-008288

Sagsbehandler: Rikke Jørgensen

Præsentation

Regnskab for 2022 for Middelfart Museum, CLAY – Keramikmuseum og Humlemagasinet og Sigfred Pedersens Museets Fond sættes til orientering i udvalget.

Forvaltningen foreslår

• at orienteringen tages til efterretning.

Sagsbeskrivelse

Regnskab for Middelfart Museum 2022

Årsregnskabet rummer en række anbefalinger til museet samt status på arbejdet med disse, nøgletal og tilsvarende oplysninger, som alle giver et godt indblik i museets virke.

Besøgstallet i 2022 var på 11.903 gæster i udstillinger på museets adresser og 13.808 gæster i udstillinger uden for museets adresser. Der er samlet set tale om en stigning fra 2021 på 9.901 gæster med hovedvægten på gæster i udstillinger uden for museets adresser. Totalt set er der dog færre gæster end i 2019 - før Corona. 

Regnskabet viser et årsresultat (før forbrug af hensættelser) på 53.912 kr. og egenkapitalen er på 1.543.578 kr. Der er udbetalt kr. 2.555.952 i driftstilskud fra Middelfart Kommune og det er tjekket at driftstilskuddet er indarbejdet i regnskabet. Regnskabet har ikke givet anledning til kommentarer fra forvaltningen. 

Der er heller ikke bemærkninger fra revisor til regnskabet, som der skal handles på. Derfor har forvaltningen over for Slots- og Kulturstyrelsen godkendt regnskabet. 

Regnskab for CLAY - Keramikmuseum 2022

Årsregnskabet giver et godt indblik i CLAYs opgaver, aktiviteter, samarbejder og generelle drift. 

Besøgstallet i 2022 var på 33.060, hvilket er en stigning i forhold til 2021 på 2.902 gæster, men knap 7.000 færre end budgetteret. Dette skyldes ifølge Clay en markant nedgang i antal besøgsgrupper og færre besøgende henover hele året som en konsekvens af Covid19 og den efterfølgende inflation og energikrisefølge 

Regnskabet viser et årsresultat på 251.356 kr. og egenkapitalen er på 581.152 kr. Der er udbetalt kr. 4.457.761 i driftstilskud fra Middelfart Kommune. Det er tjekket at driftstilskuddet er indarbejdet i regnskabet. Regnskabet har ikke givet anledning til kommentarer fra forvaltningen. 

Der er heller ikke bemærkninger fra revisor til regnskabet, som der skal handles på. Derfor har forvaltningen over for Slots- og Kulturstyrelsen godkendt regnskabet. 

Regnskab for Humlemagasinet og Sigfred Pedersens Museets Fond 2022

Årsregnskabet viser et besøgstal for 2022 på ca. 12.500 besøgende, hvilket er højere end sidste år. Besøgstallet nærmer sig tidligere år før Covid-19.  

Regnskabet viser et årsresultat på 467.650 kr. og egenkapitalen er på 2.694.970 kr. Der er udbetalt kr. 67.316 i driftstilskud fra Middelfart Kommune. Det er tjekket at driftstilskuddet er indarbejdet i regnskabet. Regnskabet har ikke givet anledning til kommentarer fra forvaltningen. Der er heller ikke bemærkninger fra revisor til regnskabet, som der skal handles på.

 

Økonomi

Høring

Klima & bæredygtighed

Beslutning

Orienteringen taget til efterretning.

Kent Mosgård deltog ikke i sagens behandling.

Behandlingsplan

Sagsnummer: 2023-014134

Sagsbehandler: Thorbjørn Kristensen

Præsentation

Proces for medlems- og regnskabssystem til foreninger. 

Forvaltningen foreslår

• at der afholdes et møde med foreningerne, hvor emnet drøftes i forhold til foreningernes behov og ønsker.

Sagsbeskrivelse

I budget 2024 er det vedtaget at afsætte 100.000 kr. til et regnskabs- og medlemssystem til foreninger i Middelfart Kommune.

I aftaleteksten står der: "De lokale foreninger bidrager til vores fællesskaber. For at lette de frivillige for en stor administrativ byrde, vil kommunen fremover stille et regnskabs- og medlemssystem til rådighed for klubber og foreninger. I opstarten er der desuden hjælp til at komme i gang med at bruge systemet. Der afsættes årligt 100.000 kr. til formålet."

Emnet har været drøftet i Fritidsrådet den 26. oktober 2023. Fritidsrådet anbefaler, at der indkaldes til et møde for foreningerne, hvor emnet drøftes med udgangspunkt i foreningernes behov, ønsker og udfordringer med administrative byrder for kassereren, medlemsansvarlige og tilsvarende roller. 

Forvaltningen foreslår, at mødet holdes i januar og at der inviteres en ekstern vidensperson med, som kan rammesætte emnet og give et nationalt indblik heri. Herefter behandler Børn, Kultur og Fritidsudvalget sagen igen efter drøftelse i Fritidsrådet. 

Økonomi

Høring

Klima & bæredygtighed

Beslutning

Godkendt.

Behandlingsplan

Sagsnummer: 2021-017345

Sagsbehandler: Terkel Knudsen

Præsentation

Forvaltningerne i Middelfart Kommune har revideret Delegations- og kompetencefordelingsplanen.

Forvaltningen foreslår

• at udvalget indstiller Delegations og kompetencefordelingsplanen for eget udvalgsområde til godkendelse.

Sagsbeskrivelse

Delegations- og kompetencefordelingsplanen er med til at lette og smidiggøre de daglige beslutninger, som foretages af Middelfart Kommune. Med en delegations- og kompetencefordelingsplan kan politikere, ansatte, borgere og virksomheder til hver en tid se, om en sag skal afgøres politisk eller administrativt. Og til hvilket politisk udvalg kompetencen er delegeret til.

Delegations- og kompetencefordelingsplanen dækker størstedelen af de typiske sager/beslutninger i den kommunale hverdag. I praksis vil der opstå sager, hvor administrationen ud fra en vurdering af sagernes principielle karakter/ officielle interesse konkret må vurdere om sagen skal behandles administrativt, i fagudvalg (stående udvalg), hos Økonomiudvalg eller i Byrådet.

Det politiske niveau kan til enhver tid trække deres delegation af beslutningskompetencen til det administrative niveau tilbage. Det administrative niveau er anført i delegations- og kompetencefordelingsplanen under kolonnen "Direktør".

Ved sidste Delegerings og kompetencefordelingsplan blev forvaltningen bedt om at revidere planen, så de enkelte udvalg får en mere ensartet karakter. Det er sket i denne udgave.

Generelt er der sket følgende i forhold til tidligere udgave:

• Tekst er blevet afkortet for øget læsevenlighed
• Der er ikke ændret beslutningskompetencerne mellem byråd, ØU, fagudvalg og direktørniveau
• Forskellige kategorier er samlet til én tekst, hvor det har givet mening

Når Delegations- og kompetencefordelingsplanen har været gennem alle fagudvalg, skal planen behandles i Økonomiudvalget og Byrådet.

Økonomi

Ingen

Høring

Ingen høring er foretaget, da der er tale om en delegations- og kompetencefordelingsplan mellem det politiske og administrative niveau.

Klima & bæredygtighed

Ingen

Beslutning

Godkendt.

Behandlingsplan

Bilag

Sagsnummer: 2023-013917

Sagsbehandler: Mads Sandager Hansen

Præsentation

Økonomiafdelingen har i samarbejde med fagforvaltningerne udarbejdet 3. budgetopfølgning pr. 31. oktober 2023.

Resultatet af opfølgningen gennemgås i denne sag.

Forvaltningen foreslår

• at 3. budgetopfølgning pr. 31. oktober 2023 godkendes.

Sagsbeskrivelse

I forbindelse med budgetopfølgningen på Børn, Kultur og Fritidsudvalgets område, forventes et samlet merforbrug på 12,927 mio. kr. i forhold til det oprindelige budget.

Drift

De vigtigste afvigelser på driften i forhold til det oprindelige budget er følgende:

Kultur og Fritid forventer at realisere et mindreforbrug på 2,280 mio. kr. i forhold til det oprindelige budget.

Familie og Forebyggelsesområdet forventer et samlet merforbrug på 15,422 mio. kr. i forhold til det oprindelige budget.

Dagtilbudsområdet forventer under ét, at realisere et mindreforbrug på 0,215 mio. kr. i forhold til det oprindelige budget.

Anlæg

Der forventes et samlet mindre forbrug på 17,666 mio.kr. i forhold til den korrigerede anlægsramme er på 75,972 mio.kr. inkl. over-/underskud.

Økonomi

Se sagsbeskrivelse samt vedhæftede bilag.

Høring

Klima & bæredygtighed

Beslutning

Godkendt.

Behandlingsplan

Bilag

Sagsnummer: 2023-013257

Sagsbehandler: Jes Barsøe

Præsentation

Forvaltningen gennemgår udkast til handleplan for økonomisk balance på Familie og Forebyggelsesområdet.

 

Forvaltningen foreslår

• at udvalget godkender initiativerne i handleplanen for økonomisk balance i Familie og Forebyggelse.
• at der i forlængelse af de 3 årlige budgetopfølgninger gives en uddybende status på handleplanen.

Sagsbeskrivelse

På baggrund af et forventet merforbrug på ca. 16 mio. kr. i 2023, er der udarbejdet en handleplan for at opnå økonomisk balance i udgifterne på det specialiserede børneområde under Familie og Forebyggelse.

Med vedtagelsen af  budget 2024 blev følgende besparelser og udvidelser besluttet:

Reduktioner i kr.:

Investering i 2 myndighedsrådgivere og heraf færre udgifter til myndighed	700.000
Mindre brug af eksterne aktører	500.000
Administrativ besparelse	300.000
Total reduktioner	1,5 mio.

Udvidelser i kr:

Barnets lov	2,3 mio.
Særligt dyre enkeltsager (indtægt udenfor servicerammen)	4,0 mio.
Tilført budget	2,0 mio.
Total udvidelser	8,3 mio.

Disse beslutninger er med til at sætte rammen om opgaven med at opnå økonomisk balance.

Allerede besluttede initiativer:

• Investering i Dagbehandling på Brohuset

• Investering i 2 ekstra myndighedsrådgivere i Familieafdelingen

13 yderligere tiltag:

I handleplanen for økonomisk balance i Familie og Forebyggelse indgår yderligere 13 udviklingstiltag.

1. Stærkere økonomistyring og databasseret ledelse
2. Samråd i Familie og Forebyggelse
3. Styrket fokus på anbringelser
4. Empowerment igennem netværksunderstøttende metoder
5. Øget Flow i forebyggende foranstaltninger
6. Gentænkt praksis i Gruppeforløb for familier, børn og unge
7. Ensartning i anvendelsen af tidligere forebyggende tilbud
8. Øget fokus på tilpasning af interne tilbud til efterspørgslen
9. Tættere samspil med frivillighedsområdet
10. Skolefravær og tabt arbejdsfortjeneste
11. Bedre inkludering af børn i interne skoletilbud
12. Bedre udnyttelse af aflastningstilbud
13. Ungeliv

På mødet vil forvaltningen gennemgå handleplanen og de tilknyttede økonomiske måltal.

Der vil i forbindelse med de 3 årlige budgetopfølgninger ske en uddybning af opnåede resultater med de enkelte elementer i handleplanen.

Økonomi

Det er forvaltningens forventning, at effekten af de allerede besluttede tiltag som dagbehandling på Brohuset og investeringen i 2 yderligere sagsbehandlere samt de 13 beskrevne tiltag vil have en markant positiv effekt på udgiftsudviklingen.

Målet er som altid at skabe balance imellem budget og udgifter.

Høring

Klima & bæredygtighed

Beslutning

Kent Mosgård (V) deltog ikke i sagens behandling.

Lasse Schmücker (Ø) stemte imod.

Et flertal bestående af Lars Vigsø (A), Alex Gren (A) og Anna Poulsen Broen (F) stemte for.

Handleplanens pkt. 13 Ungeliv udgår.

Behandlingsplan

Sagsnummer: 2023-002820

Sagsbehandler: Hanne Bylov

Præsentation

En gang årligt offentliggør Ankestyrelsen et samlet overblik over resultaterne af de klagesager, de har behandlet det forudgående år (Danmarkskortet). Inden udgangen af det år, hvor Danmarkskortet over omgørelsesprocenter på socialområdet offentliggøres, skal Byrådet behandle Danmarkskortet på et møde.

Byrådet skal i forbindelse med behandlingen tage stilling til, hvorvidt der er behov for at udarbejde en handlingsplan til styrkelse af den juridiske kvalitet i kommunens sagsbehandling. Beslutter Byrådet, at der ikke skal udarbejdes en handlingsplan, skal kommunalbestyrelsen orientere Ankestyrelsen herom. 

Forvaltningen foreslår

• At orienteringen tages til efterretning.

• At Byrådet beslutter, om der skal udarbejdes en handleplan for nedbringelse af den aktuelle omgørelsesprocent.

Sagsbeskrivelse

”Danmarkskortet over omgørelsesprocenter på det sociale område” er Social-, Bolig- og Ældreministeriets offentliggørelse af Ankestyrelsens behandling af klager over sociale afgørelser, som kommunens borgere har fremsendt til Ankestyrelsen. En gang årligt skal Byrådet, i henhold til Lov om retssikkerhed og administration på det sociale område §§ 79b og 84, behandle ”Danmarkskortet”.

Byrådet skal i forbindelse med behandlingen tage stilling til, hvorvidt der er behov for at udarbejde en handlingsplan til styrkelse af den juridiske kvalitet i kommunens sagsbehandling. Beslutter Byrådet, at der ikke skal udarbejdes en handlingsplan, skal kommunalbestyrelsen orientere Ankestyrelsen herom. I Middelfart Kommune er der tale om afgørelser, truffet efter Servicelovens bestemmelser i Børn og Ungeforvaltningen og i Myndighed og Visitation.

Danmarkskortet viser hér 3 opgørelser; én for Børnehandicapområdet, én for Voksenhandicapområdet og en samlet oversigt over sager på socialområdet vedr. handicap, udsatte voksne, udsatte børn og unge og vedr. ældre. Formålet med fremlæggelsen er at sikre politisk fokus og ansvar på kvaliteten af sagsbehandlingen i den enkelte kommune.

Når Ankestyrelsen modtager en klage, forholder de sig til, om det er en sag, der skal behandles hos dem eller afvises. De sager, der bliver behandlet, betegnes som sager til realitetsbehandling. Omgørelsesprocenten udregnes på baggrund af de realitetsbehandlede sager i Ankestyrelsen.

Ankestyrelsen kan derefter træffe tre typer afgørelser:

• Afgørelsen stadfæstes; det vil sige styrelsen er enig i afgørelsen.
• Afgørelsen ændres eller ophæves; det vil sige borgeren får helt eller delvist ret i sin klage.
• Afgørelsen hjemvises til fornyet behandling; det vil sige Ankestyrelsen vurderer, at der mangler væsentlige oplysninger. En hjemvisning indebærer, at kommunen skal genoptage sagens behandling; indhente og inddrage yderligere oplysninger og afgøre sagen på ny.

Omgørelsessager er sager, der er ændret, ophævet eller hjemvist.

Målet for administrationens arbejde er altid, at der foretages de nødvendige og tilstrækkelige sagsbehandlingsskridt og at der træffes de rigtige afgørelser. Lovgivningens og sagernes kompleksitet taget i betragtning, vil det dog ikke være realistisk, at ingen sager påklages og afprøves i Ankestyrelsen. Der vil altid være behov for at afprøve reglernes rækkevidde og afgørelsesgrundlagets soliditet. Afgørelserne fra Ankestyrelsen bidrager til denne afprøvning og afgrænsning. Administrationen anser afgørelser fra Ankestyrelsen for vigtige og lærerige bidrag, uanset om de bliver omgjort eller er en stadfæstelse den oprindelige afgørelse.

Nedenfor fremgår dels Danmarkskortets samlede tal for Middelfart Kommune vedrørende sager på socialområdet (ældre, handicap, udsatte voksne og udsatte børn og unge), dels tallene vedrørende Børnehandicapområdet og Voksenhandicapområdet udskilt hver for sig.

 

Omgørelsesprocent – Serviceloven; samlet på landsplan.

I 2022 fordelte sagerne på landsplan på socialområdet generelt sig ved at:

• 9,0 pct. af sagerne er ændret eller ophævet.
• 28,5 pct. er hjemvist.
• 62,5 pct. er stadfæstet.

Omgørelsesprocenten på landsplan var dermed på 37,5 pct. i 2022.

I 2021 var omgørelsesprocenten på landsplan på 31,8 pct

  

Omgørelsesprocent – Serviceloven; samlet for Middelfart Kommune

I 2022 har Ankestyrelsen realitetsbehandlet 78 sager indenfor Serviceloven:

• 56 sager er stadfæstet
• 2 klager er ændret eller ophævet.
• 20 klager er hjemvist

Med 22 omgjorte klager af 78 indsendte har Middelfart Kommune en samlet omgørelsesprocent på 28 % i 2022.

I 2021 var omgørelsesprocenten samlet set for Middelfart Kommune på 26% pct.

 

Omgørelsesprocent – Børnehandicapområdet - Landsplan

På børnehandicapområdet beskæftiger Danmarkskortet med følgende paragrafer i Serviceloven:

• Pasningstilbud, hjemmetræning m.m. §§ 32, 32a, 36, 39-40
• Merudgiftydelse § 41
• Tabt arbejdsfortjeneste §§ 42- 43
• Personlig hjælp og ledsagelse §§ 44 – 45

På landsplan fordelte sagerne på børnehandicapområdet i 2022 således:

• 10,5 pct. af sagerne er ændret eller ophævet.
• 38,3 pct. er hjemvist.
• 51,2 pct. er stadfæstet.

Omgørelsesprocenten for børnehandicapområdet var i 2022 dermed på 48,8 pct. på landsplan.

Omgørelsesprocenten var i 2021 på 35,8 pct., og sagerne fordelte sig ved, at 11,1 pct. af sagerne er ændret eller ophævet, 24,6 pct. er hjemvist, og 64,2 pct. er stadfæstet.

 

Omgørelsesprocent – Børnehandicapområdet – Middelfart Kommune

I 2022 har Ankestyrelsen realitetsbehandlet 8 sager på børnehandicapområdet:

• 3 sager er stadfæstet
• 0 sager er ændret eller ophævet.
• 5 sager er hjemvist

Med 5 hjemviste sager af 8 har det specialiserede børn og ungeområde i Middelfart Kommune en hjemvisningsprocent på 62,5 %

Det skal dog understreges, at med så få påklagede sager vil blot en enkelt eller to hjemviste sager træde tydeligt frem procentmæssigt, hvilket ses tydeligt hér. Handicapteamet har i 2022 truffet 544 afgørelser, hvilket betyder, at hjemvisningsprocenten ud fra antal samlede afgørelser er 0,92 %

Familie og Forebyggelse afdelingens Handicapteam arbejder altid på at træffe korrekte lovmedholdige afgørelser for at give vores familier god sagsbehandling. Der har siden 2020 været øget fokus på inddragelse af børn og forældre samt opfølgning på lovmedholdeligheden i sagsbehandlingen.

Familie og Forebyggelse finder hjemvisningsprocenten tilfredsstillende, idet procenttallet fremstår særligt højt, når der er tale om så få sager også set ud fra de mange afgørelser som årligt træffes.

Den fortsatte udvikling i omgørelsesprocenten vil, som i de foregående år, blive fulgt af Familie og Forebyggelseschefen og Familieafdelingens ledelse hvert kvartal.  

 

Omgørelsesprocent – Voksenhandicapområdet på landsplan:

På Voksenhandicapområdet beskæftiger Danmarkskortet sig med

• Kontant tilskud jfr. § 95
• Borgerstyret personlig assistance (BPA-ordning) jfr. § 96
• Ledsageordninger jfr. § 97
• Dækning af merudgifter jfr. § 100

På landsplan ser omgørelsesprocenterne således ud:

• 7,7 pct. af sagerne er ændret eller ophævet.
• 31,3 pct. er hjemvist.
• 61,1 pct. er stadfæstet.

Omgørelsesprocenten for voksenhandicapområdet var dermed på 38,9 pct. på landsplan i 2022.

I 2021 var omgørelsesprocenten på landsplan 34,3 pct., og sagerne fordelte sig ved, at 4,9 pct. af sagerne er ændret eller ophævet, 29,4 pct. er hjemvist, og 65,7 pct. er stadfæstet.

 

Omgørelsesprocent – Voksenhandicapområdet – Middelfart Kommune

I 2022 har Ankestyrelsen realitetsbehandlet 12 sager vedrørende voksenhandicapområdet:

• 7 sager er stadfæstet
• 2 sager er ændret eller ophævet.
• 3 sager er hjemvist til fornyet behandling.

Med 5 omgjorte sager af 12 har Myndighed og Visitation i Middelfart Kommune en omgørelsesprocent på 41,7%. Dette er en stigning i forhold til 2021, hvor omgørelsesprocenten var 29 %. De to omgjorte sager i 2022 er dog sager, hvor omgørelsen sker på grund af ændret praksis hos Ankestyrelsen, afledt af en principiel afgørelse ved Skattemyndighederne. Den nye praksis er trådt i kraft flere måneder efter Middelfart Kommune traf den oprindelige afgørelse.

Opmærksomheden henledes desuden på, at med så få påklagede sager vil blot en enkelt eller to omgjorte sager træde mere markant frem procentmæssigt, hvilket også ses tydeligt hér.

Myndighed og Visitation har fortsat et ønske om at nedbringe omgørelsesprocenten. Der arbejdes derfor videre med de tiltag, der er der iværksat i 2022, og som skal styrke arbejdet med afgørelserne og grundlaget herfor, herunder etablering af faglig sparring mellem sagsbehandler, jurist og faglig koordinator/leder. Derudover arbejder forvaltningen målrettet med at tage læring af både egne og principielle afgørelser fra Ankestyrelsen.

Udviklingen i antallet af sager, der omgøres i Ankestyrelsen, vil løbende blive fulgt af Social- og Velfærdschefen og afdelingens ledelse hen over året.

 

Link til Danmarkskortet:

Alle tal på Danmarkskortet kan findes via nedenstående links. Her er det også muligt at finde tal for forudgående år.

Omgørelsesprocenter på socialområdet 2022:  Omgørelsesprocenter på socialområdet i 2022 - Social-, Bolig- og Ældreministeriet (sm.dk)

Omgørelsesprocenter på voksenhandicapområdet 2022:  Omgørelsesprocenter på voksenhandicapområdet i 2022 - Social-, Bolig- og Ældreministeriet (sm.dk)

Omgørelsesprocenter på børnehandicapområdet 2022:  Omgørelsesprocenter på børnehandicapområdet i 2022 - Social-, Bolig- og Ældreministeriet (sm.dk)

 

 

Økonomi

Ingen økonomisk vurdering.

Høring

Sagen sendes i høring hos Ældrerådet og Handicaprådet. 

Indkomne høringssvar er vedlagt som bilag eller eftersendes inden behandling i byrådet.

Klima & bæredygtighed

Ingen vurdering.

Beslutning

• Orienteringen taget til efterretning.
• Fagudvalget indstiller, at der ikke skal udarbejdes en handleplan for børneområdet.

 

Behandlingsplan

Bilag

Sagsnummer: 2023-015168

Sagsbehandler: Mikkel Schjøtt-Kristensen

Præsentation

Der er fastlagt lukkeuger i ugerne 29, 30 og 31 på dagtilbudsområdet i Middelfart Kommune. Med vedtagelsen af budget 2023 blev uge 31 tilføjet som lukkeuge. Dette for at indfri behovet for en besparelse, som reducerede budgettet med 0,520 mio. kr. Der er behov for at justere rammerne for den lokale organisering af pasningen.

Forvaltningen foreslår

• at forslag til organisering af pasning i lukkeugerne sendes i høring hos forældrebestyrelser og MED-udvalg med henblik på endelig politisk behandling af sagen på udvalgsmøde den 9. januar 2024 

 

 

Sagsbeskrivelse

Forvaltningen har udarbejdet vedlagte forslag til nye rammer for organisering af pasning i lukkeuger på Dagtilbudsområdet. 

Behovet for tilpasningen er tilstede grundet en stigning i antal tilmeldte børn til pasning i lukkeugerne, og fordi det samlede børnetal i kommunen er i stigning.

Der er derfor behov for en ny ramme, som kan sikre lokale løsninger, der er fleksible i forhold til pasningsbehovet, og sikrer en organisering inden for budgettet.

Økonomi

Høring

Vedlagte forslag sendes i høring i dagtilbudsbestyrelser og MED-udvalg i dagtilbuddene. Et høringsbrev med vedlagte forslag udsendes den 17. november til høring. Frist for fremsendelse af høringssvar er den 8. december 2023. Øvrige detaljer vil fremgå af høringsbrevet.  

Klima & bæredygtighed

Beslutning

Godkendt.

Behandlingsplan

Bilag